CONTROL INTERNO Y EL REGLAMENTO DE JUNTA DE ACCIONISTAS
Continuamos con el cuarto documento del proceso interactivo de aprendizaje y de foro abierto, con la presentación del Reglamento sobre Juntas Generales de Socios y Accionistas de Compañías , que nos permitan evaluar y analizar las buenas prácticas de las convocatorias, instalación de juntas, contenido del expediente y registro en el libro de datos personales.
Objetivos de las Convocatorias
- 1.- Que las convocatorias a juntas de socios y accionistas a mas de la publicación en un medio conforme lo disponen los Art. 119 y 236 de la Ley de compañías, deben ser notificados por correo electrónico. (Art.1)
- 2.- El administrador facultado legal y estatutariamente para hacer las convocatorias, deberá tener a su cargo un libro en el que consten los datos personales, dirección física y correos electrónicos de los socios, accionistas y comisarios. (Art.2)
- 3.- En el expediente del Acta deberá constar el respectivo correo electrónico, además del aviso de la convocatoria efectuada en la prensa o de la notificación personal realizada. (Art.2)
Control Interno de la Convocatoria
- Art.2.- Los socios o accionistas y comisarios «registrarán» en la compañía su dirección de correo electrónico para ser notificados con la convocatoria a junta general, sin perjuicio de su publicación en la prensa.
- Comentario.- en el primer párrafo del art. 2 se indica que el Administrador obligatoriamente debe tener a su cargo un libro en el que conste los datos personales de los socios, accionistas y comisarios.
- En el párrafo segundo, recae la responsabilidad en los socios, accionistas y comisarios de registrar sus direcciones para ser notificados.
- El administrador deberá notificar «inexcusablemente» a los socios o accionistas y comisarios que hubieren registrado su dirección electrónica.
- Comentario.- Las convocatorias por medio de correo electrónico quedan fuera de la responsabilidad del Administrador y el objetivo del reglamento pierde los efectos esperados.
FORO ABIERTO
- El Reglamento cumple con el objetivo de que todos los socios o accionistas y comisarios sean convocados a juntas generales de socios?
- Se considera inválida la convocatoria si no se efectúa el respectivo correo electrónico y no consta adjunto con el aviso de la convocatoria efectuado por la prensa?
- La falta de cumplimiento de los Art. 1 y 2 del Reglamento se puede considerar nulo el Acta de junta de socios o accionistas?
- Que riesgos corre la empresa por no disponer del libro de registro de socios o accionistas y comisarios?
- Que riesgos corre la empresa que por la falta de la dirección de correo electrónico, no se pueda convocar a todos los socios o accionistas y comisarios?
- Que acciones y estrategias debe realizar el administrador para obtener toda la información requerida para las convocatorias?