INVESTIGACIÓN DEL RIESGO DE FRAUDE ORGANIZACIONAL
Es necesario afrontar de manera apropiada y oportuna, mediante un proceso de reporte directo, a través de denuncias y protocolos de investigación, es fundamental para disuadir contra el comportamiento fraudulento.
El líder del equipo de investigación debe coordinar y comunicarse con la gerencia, según sea necesario, la planificación es esencial para realizar una investigación competente, el plan debe priorizar el desarrollo de tareas, que provea de un informe preliminar de hallazgos, es importante dar una consideración apropiada a los asuntos legales y a las restricciones en el trato con los empleados y terceros.
Protocolos de la investigación
- La comunicación mediante la denuncia, es la forma mas directa para llegar al conocimiento de un eventual fraude o conducta malintencionada.
- Los indicios pueden ser a través de empleados, clientes, proveedores, auditorias internas o por accidente.
- La organización debe desarrollar un sistema de comunicación competente y confidencial de revisión, investigación y resolución de denuncias que involucren posibles fraudes.
- Los protocolos a aplicarse deben ser definidos claramente y comunicados por la junta a la gerencia.
- La organización debe seguir con el proceso aprobado por la junta y con las personas que cuenten con autoridad suficiente, para evaluar las denuncias.
- Dependiendo de la gravedad y naturaleza de la denuncia, puede haber la necesidad de consultar con otros departamentos (RRHH, asesoría legal, alta dirección, tecnología informática, etc).
- Si la denuncia involucra a la alta dirección o si la denuncia afecta los estados financieros, debe existir normas que requieran que otros sean notificados (comité de auditoría, auditores externos, abogados).
Categorías de la investigación
- Confirmar la validez de las denuncias.
- Definir la gravedad de las denuncias.
- Enfocar el problema y la investigación cuando sea apropiado.
- Denunciar los problemas que estén fuera del alcance del programa.
- Conducir la investigación y hallazgos de hechos.
- Resolver o cerrar la investigación
- Listar la información que debe mantenerse confidencial.
- Definir como la investigación debe ser documentada.
- Retener y archivar documentos e información relevante.
Factores del plan de investigación
Los factores a considerar en el desarrollo del plan de investigación, debe incluir lo siguiente:
- Tiempo
- sensibilidad
- Notificación
- Confidencialidad
- Privilegios legales.
- Cumplimiento.
- Protección de la evidencia.
- Objetividad.
- Metas
Reportes y acciones correctivas
- El equipo investigador debe reportar los hallazgos a la parte que supervisa la investigación.
- La asesoría legal debe ser buscada, antes de que la parte que supervisa haga declaraciones o comunique respecto de la investigación.
- Luego de concluir la investigación, la organización necesita determinar que acciones tomar, en respuesta a los hallazgos.
- En algunos casos puede ser necesario tomar acciones antes de que concluya la investigación. (preservar evidencia, mantener confidencialidad o mitigar pérdidas)
- La consulta de la gerencia con asesores legales es fuertemente recomendada, antes de tomar acciones disciplinarias, civiles o penales.
- Posibles acciones a tomar, más comunes:
- Acusación penal
- Acción civil
- Acción disciplinaria
- Investigación ampliada
- Remediación del proceso de negocio
- Remediación de controles internos.
FORO ABIERTO
- Considera usted, que la Junta en su empresa, debe contratar asesores independientes externos, en caso de que la denuncia involucre a la alta dirección?
- Considera usted, que el auditor externo debe ser informado de cualquier fraude, que podría afectar a los estados financieros?
- Considera usted, que el asesor legal podría ser designado para supervisar la investigación?
- Considera usted, que la organización debe primero considerar el impacto de su respuesta y el mensaje que esta puede enviar al público, luego de estar informada de un fraude?
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